Wie funktioniert eine elektronische Rechnung?

Um eine elektronische Rechnung zu erstellen, benötigt ein Unternehmen eine Middleware Plattform für elektronischen Datenaustausch (EDI), die an ein ERP-System angebunden ist. Wird im ERP ein Rechnungsprozess gestartet, erzeugt das System ein Inhouse-Datenformat. Dieses Format wird an die EDI-Plattform übermittelt, die den gesamten E-Invoicing-Prozess abwickelt. Eine E-Rechnung kann in verschiedenen Formaten vorliegen, zum Beispiel XML, ZUGFeRD, XRechnung oder UBL. 

Wann gilt eine Rechnung als elektronisch? 

Eine Rechnung gilt als elektronische Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das Format muss eine elektronische und automatische Verarbeitung ermöglichen. PDF-Rechnungen erfüllen diese Kriterien nicht vollständig. Sie stellen zwar ein elektronisches Format dar, ermöglichen jedoch keine automatische Verarbeitung. Daher gelten PDF-Rechnungen allein nicht als konforme E-Rechnung. 

Wie funktioniert der PDF-Rechnungsverkehr weiterhin? 

PDF-Dateien können weiterhin verwendet werden, allerdings nur, wenn sie einen zusätzlichen Datensatz enthalten, der die elektronische und automatische Verarbeitung ermöglicht. sermocore bietet Lösungen zur Erstellung des ZUGFeRD-Formats, das ein hybrides Datenformat darstellt, bestehend aus einem A3-PDF und einer XML-Datei. ZUGFeRD basiert auf der EU-Norm EN 16931 und ist laut E-Rechnungsgesetz EU-konform. 

Wichtigkeit der Echtheit bei elektronischen Rechnungen.

Unabhängig davon, ob eine Rechnung elektronisch oder physisch vorliegt, muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein, um die Originalität der Rechnung zu beweisen. 

Auszug aus der MwSt. Richtlinie (Artikel 233).

Die MwSt.-Richtlinie (Artikel 233) verlangt, dass jede steuerpflichtige Person – also sowohl Anbieter als auch Käufer – die „Ursprungsauthentizität“ sicherstellt, also die Identität des Rechnungsstellers. Außerdem muss die „Integrität des Inhalts“ gewährleistet sein, was bedeutet, dass der Inhalt der Rechnung nach ihrer Erstellung unverändert bleibt. 

Pflichtfelder einer E-Rechnung

Was bedeutet die Umstellung auf E-Rechnung für mein Unternehmen? 

Mit der Umstellung auf E-Rechnung oder E-Invoice verpflichtet sich jedes Unternehmen, einen reibungslosen Datenverkehr für elektronische Rechnungen sicherzustellen. Eine klassische PDF-Rechnung reicht dafür nicht mehr aus. Bei der Anpassung Ihrer elektronischen Rechnungsabwicklung sollten Sie Folgendes beachten: Ihr ERP-System muss eine Export Schnittstelle unterstützen, über welche die Rechnungsdaten in Form eines elektronisch struckturierten Formats zB.: XML, CSV, etc. bereitgestellt werden kann. Der Rechnungsbeleg wird in diesem Format an Ihre EDI-Middleware Plattform übermittelt, in diesem Fall ist dies beispielsweise mit sermocore sehr einfach möglich. Gerne können Sie sich bei sermocore, unabhängig davon welches ERP System Sie oder Ihre Kunden im Einsatz haben, kostenfrei informieren. 

So gelingt die einfache Umstellung für Ihre Unternehmen und Ihre Geschäftspartner sicher und rechtzeitig - Sprechen Sie einfach mit uns.

Eine rechtzeitige Umstellung sorgt für genug Zeit für eine reibungslose Implementierung. Mit einer frühzeitigen Anpassung können Sie Probleme vermeiden und Kosten reduzieren. Sobald das System angepasst ist, profitieren Sie von Vorteilen, die wir im nächsten Abschnitt erläutern. 

Falls Sie noch weitere Informationen im Bereich E-Invoice suchen, empfehlen wir Ihnen die Q&A der WKO.

Wie kann sermocore Ihr Unternehmen unterstützen? 

sermocore ist ein Experte im Bereich E-Invoice und passt seine Prozesse individuell an jede Art von Kundenanforderung an. Durch kompetente Beratung unterstützt sermocore bei der Einrichtung, Verwaltung und Wartung Ihrer E-Rechnungsprozesse. Als Schnittstelle, vergleichbar mit einem Konverter, ermöglicht sermocore eine einfache Übertragung Ihrer Rechnungen. Ihr ERP-System erstellt eine Rechnung, die an Ihren Kunden übermittelt werden soll – hier kommt sermocore ins Spiel.

Wir empfangen Ihre Rechnungen, konvertieren sie in ein EU-konformes Datenformat und leiten sie an Ihren Geschäftspartner weiter. Das Format wird individuell nach den Präferenzen Ihres Kunden ausgewählt. Falls eine E-Rechnung unvollständig ist, benachrichtigen wir Sie sofort zur Korrektur, pausieren die Übertragung und senden sie weiter, sobald alle Daten vollständig sind. Diese Lösung funktioniert für jede Art von Datensatz und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftspartnern. sermocore bietet außerdem die Möglichkeit, Rechnungen Ihrer Geschäftspartner zu konvertieren und im passenden Format an Ihr ERP-System zu senden.