Wie funktioniert eine elektronische Rechnung?

Um eine elektronische Rechnung auszulösen, muss ein Unternehmen eine Plattform für elektronischen Datenaustausch (EDI) eingerichtet haben. Diese Plattform ist an ein ERP-System angebunden. Wird im ERP ein Rechnungsprozess ausgelöst, kreiert es ein Inhouse-Datenformat. Dieses wird an die EDI-Plattform geschickt, die den E-Invoicing-Prozess abwickelt. Eine E-Rechnung kann in diversen Formaten ausgestellt werden wie z.B. XML, ZUGFeRD, UBl usw.

Ab wann ist eine Rechnung elektronisch?

Wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Wenn das Format die elektronische und automatische Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht.

Dies bedeutet bei PDF-Rechnungen, dass diese zwar in einem elektronischen Format ausgestellt werden, aber dies nur eine digitale Repräsentation der Rechnung ist, die keine elektronische und automatische Verarbeitung ermöglicht. Somit ist eine PDF-Rechnung keine konforme E-Rechnung.

Was passiert mit meinem PDF-Rechnungsverkehr?

Auf eine PDF-Datei muss nicht verzichtet werden. Es können weiterhin PDF-Rechnungen verschickt werden, aber nur dann, wenn ein zusätzlicher Datensatz hinzugefügt wird. Es spielt keine Rolle, welches elektronische Datenformat verwendet wird, solange dies eine elektronische und automatische Verarbeitung ermöglicht. sermocore hat die Möglichkeit ein ZUGFeRD-Format zu erstellen. ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat bestehend aus einem A3-PDF und einer XML-Datei. ZUGFeRD basiert auf der EN 16931 und ist laut E-Rechnungsgesetzt EU-konform.

Ein wichtiger Punkt ist die Echtheit der Rechnung, es ist nicht relevant, ob es sich um eine elektronische oder physische Rechnung handelt. Um die Originalität zu beweisen, muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit gewährleistet werden.

Auszug aus der MwSt. Richtlinie (Artikel 233).

Laut der MwSt.-Richtlinie (Artikel 233) muss jede steuerpflichtige Person (d.h. sowohl der Anbieter als auch der Käufer) sicherstellen, dass die „Ursprungsauthentizität“ (d.h. die Identität des Rechnungsstellers) und „Integrität des Inhalts“ (d.h. der Inhalt der Rechnung wurde nach Erstellung nicht mehr geändert) gewährleistet sind. 

Pflichtfelder einer E-Rechung

Was bedeutet das für mein Unternehmen?

Durch die Umstellung auf E-Rechnung oder auch E-Invoice genannt, verpflichtet sich jedes Unternehmen darauf, einen reibungslosen Datenverkehr bereitzustellen. Das bedeutet, dass eine klassische PDF Rechnung nicht mehr ausreicht. Wenn Sie Ihre Rechnungsabwicklung umstellen, müssen Sie sich über folgendes im Klaren sein: Eine Umstellung ist ein Eingriff in Ihr aktuelles System. Beachten Sie die anfallenden Kosten, sowie die Dauer der Umstellung. Wir empfehlen Ihnen, sich an professionelle Partner zu wenden, um keine bösen Überraschungen zu erfahren. Wichtig ist, dass laufende Prozesse weiterführbar sind und die Integration ohne Komplikationen stattfindet. Unserer Empfehlung nach ist es sinnvoll, eine Umstellung rechtzeitig durchzuführen, um genug Zeit für eine reibungslose Implementierung zu haben. Bei einer vorzeitigen Umstellung können Sie Probleme vermeiden und die auftretenden Kosten minimieren. Sobald Sie Ihr System angepasst haben, entstehen Vorteile, die wir Ihnen im nächsten Abschnitt näher bringen.

Falls Sie noch weitere Informationen im Bereich E-Invoice suchen, empfehlen wir Ihnen die Q&A der WKO. https://www.wko.at/service/innovation-technologie-digitalisierung/fragen-und-antworten-zur-e-rechnung.html

Wie kann mir sermocore helfen?

sermocore ist Experte im Bereich E-Invoice und hat die Möglichkeit, seine Prozesse individuell an jede Art von Kundenbedürfnis anzupassen. Durch die kompetente Beratung hilft sermocore bei der Einrichtung, sowie der Verwaltung und Instandhaltung. sermocore agiert als Schnittstelle, leicht gesagt wie ein Konverter. Ihr ERP System erfasst eine Rechnung und möchte Sie an Ihren Kunden weiterleiten. Da kommt sermocore ins Spiel. Wir empfangen Ihre Rechnungen und wandeln sie in ein EU-konformes Datenformat um und senden Sie anschließend an Ihren Geschäftspartner/Kunde weiter. Das Datenformat, welches der Kunde erhält, wird nach seinen Präferenzen ausgewählt. Sollte ihre E-Rechnung unvollständig sein, werden sie automatisch benachrichtigt, um diese zu korrigieren. Die Sendung wird pausiert und erst weitergeleitet, wenn sie vervollständigt wurde. Dies funktioniert natürlich für jegliche Art von Datensatz und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit mit ihren Geschäftspartnern. sermocore hat auch die Möglichkeit, Rechnungen von Geschäftspartnern/Kunden umzuwandeln und im richtigen Format an Ihr ERP-System zu übermitteln